3 règles d’or pour réussir l’organisation d’un séminaire d’entreprise

La réussite d’un séminaire d’entreprise repose sur une bonne organisation. A chaque événement les besoins et les objectifs qui lui correspondent. Découvrez dans ce guide 3 règles d’or pour réussir un séminaire d’entreprise.

Définir les besoins et objectifs du séminaire

Pour réussir l’organisation d’un événement d’entreprise, il est impératif de dégager les objectifs du séminaire, ainsi que sa cible. Ces deux points déterminent, en effet, l’ensemble des décisions qui seront prises lors de l’organisation. Un séminaire avec des partenaires de l’entreprise ne s’organise pas dans le même contexte qu’un séminaire avec des collaborateurs ou des clients. Les besoins (thème, format, lieu, budget, date, etc) sont différents selon les types d’événement et le profil des cibles. La prise en compte de ces éléments est déterminant pour organiser un séminaire d’entreprise réussi.

Informer les invités à temps

Quel que soit le profil des participants, il est nécessaire d’établir un plan de communication. Le but est d’informer à temps les invités pour être sûr qu’ils seront présents le jour J. Pour ce faire, pensez à envoyer très tôt les invitations et recueillir les retours des participants, afin de déterminer précisément le nombre de participants au séminaire. Dans la mesure où l’événement implique un voyage à l’étranger, les invitations doivent être envoyées plusieurs mois à l’avance.

Réaliser un rétroplanning et un planning de l’événement

Lorsque vous avez défini les points clé du séminaire, établissez un rétroplanning vous permettant de garantir le bon déroulement de l’événement. Il doit intégrer toutes les échéances (réservations à faire, intervenants à contacter, acompte à verser…), mais également les marges de manœuvre à prévoir en cas d’imprévu ou de retard. De la même manière, vous devez veiller à ce que l’événement se déroule selon un programme précis qui sera communiqué aux participants (heures des activités, temps de pause, temps prévu pour les imprévus, etc).